Hast du dich jemals gefragt, was Vakanz bedeutet?
In der Welt von HR und Recruiting, ist es ein Begriff, der oft übersehen wird, aber eine immense Bedeutung hat.
Die Vakanz ist der Zeitraum, in dem eine Stelle unbesetzt bleibt.
Dieser unbesetzte Zeitraum kann sich auf die Produktivität, den Umsatz und die Rentabilität deines Unternehmens auswirken.
Erfahre jetzt alles, was du darüber wissen musst.
Was bedeutet Vakanz?
Vakanz ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Zeit zu beschreiben, in der eine Stelle innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation unbesetzt bleibt.
Das kann zum Beispiel bedeuten, dass eine bereits bestehende Position aufgrund von Kündigung, Pensionierung oder anderen Gründen nicht besetzt ist.
Es kann aber auch bedeuten, dass ein neues Projekt oder eine neue Stelle geschaffen wurde und noch keine geeignete Person dafür gefunden wurde.
In beiden Fällen führt die Vakanz zu einem Mangel an Personal und somit zu einer Lücke in der Arbeitskraft des Unternehmens.
Die Auswirkungen von Vakanz
Eine unbesetzte Stelle kann weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben.
Zunächst einmal führt sie zu einer Überlastung der verbleibenden Mitarbeiter, da diese zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, um die Lücke zu füllen. Dies kann zu einer Überbelastung und Stress führen, was sich wiederum negativ auf die Arbeitsqualität und -effizienz auswirken kann.
Darüber hinaus kann eine Vakanz auch zu Verzögerungen in Projekten oder Dienstleistungen führen, da niemand verfügbar ist, um bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
Dies kann wiederum zu enttäuschten Kunden und einem Verlust an Umsatz führen.
Langfristig kann eine Vakanz auch die Rentabilität eines Unternehmens beeinträchtigen, da die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Lücke in der Arbeitskraft zu zusätzlichen Ausgaben führen können.
Wie kann man Vakanz vermeiden?
Um die negativen Auswirkungen von Vakanz zu vermeiden oder zumindest zu minimieren, ist es wichtig, proaktiv zu handeln.
Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen können:
- Überprüfe regelmäßig den Personalbedarf und plane vorausschauend, um potenzielle Vakanzen zu vermeiden.
- Führe kontinuierliche Personalentwicklungsmaßnahmen durch, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für zukünftige Aufgaben vorzubereiten.
- Baue ein Netzwerk von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten auf, um im Fall einer Vakanz schnell handeln zu können.
- Nutze moderne Recruiting-Methoden wie Social Media und Online-Jobbörsen, um die Reichweite deiner Stellenausschreibungen zu erhöhen.
- Biete attraktive Arbeitsbedingungen und Benefits, um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuziehen und langfristig zu binden.
Wie kann man die Vakanzkosten berechnen?
Die Kosten einer Vakanz können je nach Branche und Position variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie:
- Die Kosten für die Suche und Auswahl neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z.B. Anzeigenschaltung, Recruiting-Agenturen).
- Die Kosten für das Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (z.B. Einarbeitung, Schulungen).
- Der Verlust von Produktivität und Umsatz während der Vakanzzeit.
- Eventuelle Kosten für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem vorherigen Mitarbeiter oder die Überbrückung durch temporäre Arbeitskräfte.
Um die Vakanzkosten genauer zu berechnen, kannst du folgende Formel nutzen:
Vakanzkosten = (Jahresgehalt in € (brutto) / 250) × Wichtigkeitsfaktor der Stelle × Anzahl der Tage, um Stelle zu besetzen
Hier geht es zu unserem Vakanzkosten-Rechner.
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Die Rolle von HR und Recruiting in der Vakanzprävention
HR-Abteilungen und Recruiter spielen eine wichtige Rolle bei der Vakanzprävention.
Sie sind dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Anzahl offener Stellen zu minimieren und den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten.
Einige bewährte Praktiken zur Vakanzprävention sind:
- Proaktives Recruiting: Anstatt nur auf Bewerbungen zu warten, sollten HR-Abteilungen aktiv auf potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten zugehen und diese für offene Positionen ansprechen.
- Talentpools aufbauen: Durch den Aufbau von Talentpools mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten können Unternehmen schneller reagieren, wenn eine Position frei wird.
- Verbesserung des Bewerbungsprozesses: Lange und komplizierte Bewerbungsverfahren können potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten abschrecken. Durch die Optimierung des Prozesses kann die Anzahl der offenen Stellen verringert werden.
- Interne Weiterentwicklung: Unternehmen sollten versuchen, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch interne Schulungen und Programme gezielt weiterzuentwickeln, um offene Positionen intern zu besetzen.
Die Vorteile einer geringen Vakanzquote
Eine niedrige Vakanzquote bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich.
Dazu gehören:
- Kosteneinsparungen: Eine geringe Anzahl offener Stellen bedeutet, dass weniger Ressourcen für den Einstellungsprozess aufgewendet werden müssen.
- Effizienz: Eine geringe Vakanzquote bedeutet, dass alle Positionen besetzt sind und das Unternehmen mit voller Kapazität arbeiten kann. Dadurch wird die Produktivität gesteigert.
- Kontinuität: Weniger offene Stellen bedeuten weniger Unterbrechungen im Arbeitsablauf und eine bessere Kontinuität im Unternehmen.
- Image des Unternehmens: Eine niedrige Vakanzquote zeigt potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern, dass das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist, da es in der Lage ist, offene Stellen schnell zu besetzen.
Fazit
Eine hohe Vakanzquote birgt Probleme für Unternehmen: höhere Kosten, Umsatzverluste, schlechte Stimmung, und geringere Produktivität.
Um eine niedrige Vakanzquote zu erreichen, sollten Unternehmen aktiv an der Verbesserung ihrer Einstellungsprozesse arbeiten und interne Entwicklungsprogramme nutzen, um offene Stellen intern zu besetzen.
